O que é o Ciclo PDCA?

Utilizado na solução de problemas e na implementação de mudanças, o PDCA é uma ferramenta que auxilia a melhora contínua de processos, produtos e serviços. Seu funcionamento se baseia em um ciclo rigoroso e metódico de 4 etapas principais: Planejar (Plan), Executar (Do), Verificar (Check) e Agir (Act).

O método surgiu na década de 1920, criado pelo físico norte-americano Walter Shewart. No entanto, ele ficou mais conhecido em 1950, quando o Dr. William Edward Deming aprimorou a ferramenta, utilizando os conceitos da qualidade total.

Neste artigo, vamos entender suas etapas e como utilizar!

Mas quais são os principais benefícios do Ciclo PDCA?

1. Facilita a tomada de decisão;
2. Redução de falhas e desperdícios;
3. Aprendizado contínuo;
4. Implementação de padrões.

Quais são as etapas do Ciclo PDCA?

Como citado acima, o ciclo PDCA deve ser trabalhado seguindo 4 passos principais (Planejar, Executar, Verificar e Agir). O método é uma abordagem interativa que busca a melhoria contínua.

1. Plan – Planejamento

Essa é uma das etapas mais importante do ciclo, pois é nela que ocorre a identificação do problema que se deseja solucionar. Além disso, você deve entender mais a fundo o problema: observar as características, investigar e definir as causas raízes.

Com as informações recolhidas, o próximo e último passo dentro dessa etapa é a elaboração do plano de ação. Esse deve ser realizado de forma objetiva e clara, com o foco no problema levantado e suas causas.

Cuidado! A etapa de planejamento é um dos maiores motivos de erros ao aplicar o ciclo de PDCA, afinal se o problema não for definido de maneira correta, esse influenciará todas as demais partes.

3. Do – Execução

Chegou o momento de colocar o plano de ação em prática. Para garantir a qualidade de execução, vale ressaltar que treinar os envolvidos e alinhar as ações a serem feitas entre eles é fundamental.

Todas as máquinas, ferramentas e materiais necessários para cumprir as atividades definidas também devem estar disponíveis, recursos de uma maneira geral.

3. Check – Verificação

Na terceira fase acontece a análise dos resultados do plano executado. O objetivo é identificar o que deu errado e o que funcionou durante a execução do plano de ação, por meio de dados coletados e da verificação das atividades planejadas.

Você sabia que entre 1980 e 1990 o modelo de Deming sofreu uma pequena adaptação? A mudança aconteceu nessa etapa do ciclo, na qual trocaram o C de Check (verificar) por S de Study (Estudar), surgindo a variação PDSA.

O PDSA apareceu da necessidade de aprendizado através de um processo de estudo com foco na melhoria contínua, ou seja, os estudiosos da época precisaram não só verificar mas estudar detalhadamente os resultados. Entretanto, ambas variações são usadas, isso depende de cada projeto.

4.Act – Ação

Por fim, essa etapa tem como objetivo tomar as ações corretivas. Dividida em duas partes, padronização e conclusão, ocorre a implementação de soluções.

Padronização: Tudo que deu certo no plano de ação deve ser documentado e padronizado, evitando que o mesmo problema aconteça novamente.

Conclusão: Não pense que acabou por aqui, o PDCA é um ciclo. Portanto, mesmo alcançando os resultados esperados ou não, o foco sempre deve ser a busca pela melhoria contínua.

Exemplo prático do Ciclo PDCA:

Para compreender melhor como funciona o PDCA podemos tentar visualizá-lo através de um exemplo. Imagine que você trabalha em uma revendedora de veículos, e percebe que não está atingindo as suas metas de vendas mensais.

Por conta disso decide fazer um projeto, com o objetivo de entender qual o motivo de estar vendendo menos, você junta o seu time e desenvolve ideias sobre a causa deste problema e planeja algumas mudanças que podem ser aplicadas.

Seu time seleciona uma pequena amostra de clientes e testa as suas ideias, então vocês verificam os resultados. Foi descoberto que o teste deu certo, por conta disso a equipe implementa as novas ideias na rotina da empresa. Você então percebe então que não conseguiu atingir ainda as metas de vendas da empresa, e por conta disso repete os passos anteriores, ou seja, o ciclo PDCA.

Quais são as ferramentas da qualidade no Ciclo PDCA?

Agora que você já conhece todas as etapas do ciclo PDCA, separamos também possíveis ferramentas da qualidade que podem facilitar a execução da metodologia.

1. Diagrama de Ishikawa: Ajuda a encontrar a causa raiz de um problema.
2. Diagrama de Pareto: Identifica os 20% das causas que são responsáveis por 80% dos problemas.
3. Fluxograma: Auxilia na documentação e padronização de processos.

Demais ferramentas:

1. Histograma
2. Cartas de Controle
3. Diagrama de Dispersão
4. 5W2H
5. Folha de Verificação
6. Matriz Esforço Impacto

Como garantir a eficácia do Ciclo PDCA?

É importante seguir rigorosamente todas as etapas do ciclo, engajar todos os membros da equipe, utilizar ferramentas da qualidade para suporte e documentação, e revisar continuamente os processos e resultados para identificar novas oportunidades de melhoria. Quando os objetivos estão claros e bem definidos também orienta todo o processo e garante que todos estejam alinhados.

Outras ações:

• Planeje e execute ciclos PDCA em intervalos regulares e curtos. Isso permite avaliar rapidamente os resultados das ações implementadas e ajustar o plano conforme necessário.
• Mantenha canais de comunicação abertos e frequentes. Utilize reuniões, relatórios e ferramentas de colaboração para manter todos informados e alinhados.

Como medir o sucesso após a implementação do PDCA?

Medir o sucesso é muito importante para garantir que a metodologia está trazendo os benefícios esperados e para identificar áreas que podem necessitar de ajustes. Algumas práticas que podem ser aplicadas são:

1. Definição de Indicadores de Desempenho (KPIs):
   • Os KPIs fornecem métricas quantificáveis para monitorar o progresso e o impacto das ações implementadas.
   • Estabeleça KPIs específicos para cada ciclo do PDCA, alinhando-os com os objetivos estratégicos da organização. Exemplos de KPIs incluem a redução de defeitos, melhoria na satisfação do cliente, aumento da eficiência operacional, economia de custos, tempo de resposta, e taxa de implementação de ações corretivas.
2. Redução de Defeitos:
   • Um dos principais objetivos do PDCA é identificar e eliminar causas de defeitos.
   • Monitore a quantidade de defeitos antes e depois da implementação das ações do PDCA. Use ferramentas de controle de qualidade, como gráficos de controle, para visualizar a redução de defeitos ao longo do tempo.
3. Economia de Custos:

• Reduzir custos sem comprometer a qualidade é um objetivo chave de muitas iniciativas do PDCA.
• Monitore os custos operacionais, incluindo materiais, mão de obra e desperdício. Calcule a economia de custos resultante das melhorias implementadas e compare com os períodos anteriores.

Conclusão

O Ciclo PDCA é uma metodologia muito eficaz para a melhoria contínua de processos, produtos e serviços. Sua estrutura nos ajuda a identificar problemas, a implementar soluções e padronizar boas práticas. Ao seguir as etapas de Planejar, Executar, Verificar e Agir de maneira rigorosa, as organizações conseguem solucionar problemas imediatos e promover uma cultura de aprendizado contínuo e inovação.

A integração de ferramentas da qualidade, como o Diagrama de Ishikawa e o Diagrama de Pareto, pode aumentar ainda mais a eficácia das melhorias implementadas.

Por isso, adotar o Ciclo PDCA pode ser fundamental se você deseja alcançar excelência operacional e se destacar no mercado competitivo!