Quantas vezes você não se viu em uma semana lotada de reuniões? O pior dessa situação é que raramente todas elas são necessárias e no tempo desprendido para que elas aconteçam, você poderia estar realizando tarefas que realmente importam. Isso está se tornando uma coisa cada vez mais recorrente em diversas empresas e áreas, sendo um fator muito relevante para improdutividade! A famosa síndrome da reunião.
Provavelmente você já participou de algumas reuniões em que:
- Fala-se muita coisa e nada é decidido;
- Os assuntos variaram desde as metas da empresa para o próximo semestre até o resultado do jogo do Corinthians;
- Você teve aquela sensação de: “como eu vim para aqui?”;
- Você já tomou café, água, foi ao banheiro, respondeu alguns e-mails e a discussão não foi a lugar algum;
- A primeira coisa feita é agendar a próxima reunião;
- As pessoas estão fugindo pela janela, porta e por onde mais der;
- Uma combinação ou todos os itens acima.
As reuniões podem ser a razão do seu negócio prosperar ou falir e cabe a você e sua equipe definir em qual dos dois vocês querem se enquadrar.
Perguntas que devemos fazer antes de marcar uma reunião:
- Essa reunião é realmente necessária?
- A reunião tem um objetivo definido?
- Quais pessoas são imprescindíveis para que a reunião aconteça?
- Quais áreas são necessárias para a reunião?
- Quem conduzirá a reunião?
- Quanto tempo preciso para esta reunião?
Toda reunião tem que ser planejada antecipadamente e ter objetivos claros, tendo em vista que não adianta chamar o time inteiro pois nem todos estão relacionados aos tópicos que serão abordados. Além disso, uma reunião tem hora de início e término, não se atrase nem extrapole no horário.
A escolha da pessoa que conduzirá a reunião também é fundamental, uma vez que ela servirá como um “maestro”, conduzindo a conversa, priorizando os assuntos e conhecendo os participantes, sabendo extrair o melhor de cada um deles para que a reunião traga um bom plano de ações e estratégias futuras.
Cada tarefa levantada durante a reunião tem que ter um responsável pela realização da mesma e um prazo, isso deve estar documentado e enviado aos participantes. Quando isso não é feito, as reuniões tendem a ser repetitivas e ficam estagnadas nos mesmos pontos, sem chegar aos objetivos. No final das reuniões separe 5 minutos para se analisar os resultados obtidos na mesma pelo time.
E por que não aplicar a melhoria contínua em suas reuniões?!? Faça uma lista das coisas que foram boas e outra das coisas que podem ser melhoradas. Com esse processo você verá uma transformação absurda na qualidade de suas reuniões em pouquíssimo tempo.
Várias reuniões poderiam ter sido um simples e-mail e muitas vezes um daily meeting (muito utilizado no SCRUM) resolve tudo o que precisa, sem a necessidade de uma reunião propriamente dita. No daily meeting fazemos o acompanhamento das atividades, entendendo quais as barreiras que precisam ser eliminadas e o que pode ser feito para que as coisas fluam de uma maneira melhor. Eliminando a síndrome da reunião.
Bom, é isso galera! Espero que tenha ajudado vocês. Muitas reuniões produtivas e até a próxima.
