Neste artigo irei falar sobre como melhorar sua produtividade pessoal e profissional. Todos temos a necessidade de nos organizar e priorizar nossas atividades, que muitas vezes pela correria do nosso dia-a-dia se perdem.
Provavelmente você já sentiu aquela sensação de que precisa de uns 3 de você para dar conta de todas as tarefas que têm. Certo?
De que não conseguiu fazer tudo que planejou no dia e por isso sai do trabalho com aquele sentimento de falhar na missão. Fique tranquilo pois todos passamos por isso e espero que após essas dicas, esses dias se tornem cada vez menos frequentes.
Tentamos manter um ritmo de produtividade durante o dia, no entanto sabemos que temos períodos nos quais somos mais produtivos. Ter essa consciência e saber lidar com isso já irá te ajudar de uma forma muito relevante.
Em nossas tarefas diárias, existem dois fatores muito importantes, tanto na vida profissional quanto na vida pessoal: a organização e a produtividade. Vale frisar que sem a organização, provavelmente você falhará em ser mais produtivo. Outro fator é a consistência, ou seja, se proponha a cumprir com seus objetivos e cumpra! Todos os dias.
Estudos realizados pela University College de Londres mostram que, em média, são necessários 66 dias para incorporar um novo comportamento em nossa rotina e mantê-lo presente. A mudança nunca é fácil e o começo é o mais difícil, principalmente as 3 primeiras semanas, depois desse tempo as coisas começam a ser mais naturais.
Ao contrário do que você pode pensar, aumentar a produtividade não é nenhum bicho de sete cabeças. Mantenha o foco no que está sendo feito, sem se preocupar com as próximas tarefas que terá. Tentar fazer tarefas múltiplas pode te fazer perder até 40% de sua produtividade.
Beleza Felipe, até agora você falou bastante sobre produtividade, mas onde estão as dicas? Seu desejo é uma ordem, vamos lá! Essas são algumas recomendações para se tornar mais produtivo e garanto que se conseguir aplicá-las, sentirá sua vida mudar para melhor.
1 – Maior organização = Maior produtividade
Organize-se e monte um sistema de trabalho que funcione para você, faça testes e meça seus resultados, assim saberá o que funciona melhor no seu caso! Escolha algo fácil de aplicar, sem criar planos mirabolantes e sendo algo condizente com seu ritmo de trabalho. Organize seu trabalho em uma agenda ou em um controle no computador (pode ser uma simples planilha no Excel ou usando plataformas como Trello, por exemplo)
2 – Done is better than perfect
Muitas vezes a demora para a conclusão de tarefas é atrelada ao perfeccionismo, aqui vai uma realidade: você não precisa fazer tudo da melhor maneira possível, o tempo todo! Na maioria das vezes o feito é melhor que o perfeito
3 – Crie uma listinha
Não parece ser produtivo gastar alguns minutos no início do seu dia para planejar o que será feito, mas a mudança será brusca ao assumir essa nova postura no seu dia a dia. Coloque cada tarefa necessária do dia em uma folha de papel, em formato de lista.
4 – Priorize
Em seguida, basta priorizar cada tarefa por ordem de importância e estabelecer um horário de determinado para cada uma.
Dessa maneira, você esquece menos o que deve ser feito e aprende a trabalhar melhor o tempo que tem disponível. Isso se chama gerenciamento de tempo e garanto que terá excelentes ganhos de produtividade com essa simples técnica.
5 – Mantenha suas atividades atualizadas
Sempre que houver qualquer alteração no planejamento de suas atividades, faça atualizações em suas anotações. Não confie em sua memória, anote! Seu cérebro deve estar totalmente focar naquilo que está fazendo.
6 – Aprenda a dizer não
Sempre quando não puder ou alguma coisa não for necessária, diga não. Assumir responsabilidades que você não saberá como lidar pode te prejudicar como profissional. Tenha consciência das suas demandas e da sua agenda. Se você não puder ajudar, direcione a pessoa que te pediu ajuda para quem realmente saiba como solucionar o problema.
7 – Simplifique e comece pelo complicado
As tarefas se dividem entre as mais fáceis e rápidas e as complexas e que demandam mais atenção e tempo, certo?
Respeite o horário em que você é mais produtivo. Há quem prefira as manhãs, outros, a noite. Se conhecer facilita essa divisão de tarefas de maneira mais harmônica e, principalmente, mais produtiva!
Aproveite o momento em que você tem mais disposição para resolver os problemas mais complexos (e chatos). Em seguida, você pode relaxar e resolver as tarefas seguintes (e mais tranquilas para você) com mais calma.
8 – Seja unitask
Agora você já tem seu planejamento e sabe quais atividades deve dar prioridade. Não se esqueça de focar 100% naquilo em que estiver fazendo. Não fomos feitos para fazer várias tarefas ao mesmo tempo!
9 – Stick to the plan
Monte sua programação, deixando o tempo estimado para o trabalho (provavelmente você erre essas estimativas no começo, mas com o passar das semanas você se tornará cada vez mais assertivo). Separe um tempo para verificar seus e-mails e entrar nas redes sociais (perdemos muito tempo nelas, principalmente se entramos de forma constante durante o dia).
10 – Direcionamento das tarefas
Sempre que tiver uma nova task, não perca tempo e a coloque em sua programação. Não deixe para depois, assim você mantem a ordem e a organização.
11 – Tenha em mãos apenas o necessário
Sobre sua mesa você deve ter apenas aquele trabalho em que estiver envolvido. Retire todo o restante, como papéis acumulados, documentos e objetos de escritório. Eles só irão te tirar o foco e deixá-lo improdutivo.
12 – Seja constante
Mantenha a pegada! Não é porque você cumpriu um dia produtivo que o dia seguinte precisa voltar a ser como antes, lembre-se da sensação boa que sentiu e a busque todo dia!
Agora falando um pouco sobre o ambiente corporativo:
As empresas passaram a adotar processos com ferramentas de gestão ágil, pois entenderam que aderir a essa metodologia para otimizar os ganhos e prevenir desperdícios é essencial para se manter competitivo no mercado. O Scrum é um ótimo framework para aumentar a produtividade de times e de projetos! Teremos um artigo focado apenas em Scrum, fique atento ao nosso Blog.
VER MAIS: Resumão Scrum – entenda o que é este framework que tem aumentado a produtividade de empresas do mundo todo.
A melhoria contínua dos processos contribui para a efetividade dos mesmos e torna o trabalho dos funcionários mais produtivo em toda a cadeia.
Enfim, com essas dicas agora basta botar as mãos à massa para chegar no fim do dia e ter aquela sensação de dever cumprido e de aquele dia foi produtivo. Agora você está pronto para mudar sua rotina e ser um profissional exemplar em produtividade. Grande abraço!
